Office Manager

En DIAVERUM SERVICIOS RENALES, multinacional en la prestación de servicios de diálisis, con 47 centros en España y más de 1.200 empleados, buscamos incorporar un/a OFFICE MANAGER para nuestras oficinas centrales de Madrid.

¿Cuáles serán tus funciones?

El/la Office Manager será responsable de garantizar el buen funcionamiento administrativo de la oficina, prestando soporte a diversas áreas de la empresa. El puesto abarca desde la gestión de facturación y la coordinación de viajes, hasta la atención de llamadas y visitas, garantizando siempre un ambiente organizado y eficiente.

1. Facturación y soporte administrativo:
   • Gestión de la facturación a finales de mes, incluyendo la introducción de facturas en el sistema de gestión, para las siguientes áreas:
     • Mensajería local y nacional.
     • Seguro médico
     • Agencia de viajes y conciliación tarjeta Dinners.
     • Telefonía móvil (envío de facturas a las diferentes clínicas).
   • Asegurar que las facturas estén correctamente procesadas y registradas dentro de los plazos establecidos.
2. Gestión de viajes corporativos:
   • Coordinar la organización de viajes nacionales e internacionales (vuelos, trenes, hoteles, coches de alquiler) utilizando las herramientas de Viajes El Corte Inglés y BCD Travel.
   • Buscar alternativas de bajo costo para viajes internacionales, contactando directamente con hoteles y compañías aéreas para obtener tarifas más competitivas.
3. Seguro médico y tramitación de bajas:
   • Gestionar las bajas mensuales en el seguro médico de empleados y tramitar las correspondientes facturas.
4. Gestión de mensajería:
   • Supervisar y gestionar la mensajería local (a través de correo electrónico y teléfono).
   • Gestionar la mensajería nacional a clínicas mediante herramienta específica.
   • Asegurar que todas las gestiones de mensajería sean eficientes y puntuales.
5. Tramitación de líneas móviles:
   • Realizar el seguimiento del gasto de las líneas móviles de la empresa.
   • Solicitar nuevos terminales móviles, gestionar altas y bajas de líneas, y realizar actualizaciones en los usuarios de terminales.
   • Realizar el seguimiento y entrega de nuevos terminales móviles a los empleados.
6. Gestión de material de oficina y suministros:
   • Solicitar y gestionar el material de oficina, papelería, alimentación y artículos para la cocina, asegurando que siempre haya disponibilidad suficiente.
7. Soporte administrativo a la oficina de Madrid:
   • Prestar soporte administrativo al personal de las oficinas de Madrid, que incluye:
     • Reparto de correspondencia interna.
     • Envío de cartas de pago a bancos.
     • Coordinación de envíos con mensajeros.
     • Envíos de burofax y otros documentos importantes.
8. Gestión de incidencias y mantenimiento de las instalaciones:
   • Mantener contacto con la propietaria del edificio para la gestión de incidencias, desperfectos o solicitudes de reparaciones y arreglos.
9. Atención al cliente y gestión de la recepción:
   • Recibir y atender las visitas de manera profesional y cordial.
   • Atender las llamadas telefónicas, redirigiéndolas a los departamentos correspondientes.

¿Qué te ofrecemos?

• Contrato indefinido
• Jornada parcial (5-6 horas/día)
• Horario de mañana
• Seguro médico privado

¿Qué requisitos debes cumplir?

• Formación en administración, secretariado o similar
• Experiencia previa como Office Manager
• Buen nivel de inglés (escrito y hablado)
• Experiencia tratando con equipos directivos
• Conocimiento de herramientas de facturación y gestión de viajes y mensajería
• Manejo del paquete Microsoft Office
• Capacidad de comunicación tanto con clientes internos como externos
• Capacidad de gestión de varias tareas simultáneamente, con atención al detalle y eficiencia
• Capacidad para tomar la iniciativa y resolver incidencias de forma autónoma

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